Ký hợp đồng thuê căn hộ chung cư: lưu ý thuế cần biết

Ký hợp đồng thuê căn hộ

Ký hợp đồng thuê căn hộ chung cư: lưu ý thuế cần biết

Nhiều người ký hợp đồng thuê căn hộ rất nhanh vì nghĩ chuyện quan trọng nhất chỉ là giá thuê và thời hạn ở. Nhưng khi phát sinh nghĩa vụ thuế, chỉ một chi tiết ghi thiếu trong hợp đồng cũng có thể làm lệch cách kê khai, thời điểm nộp và cả trách nhiệm giữa bên cho thuê với bên thuê.

Với căn hộ chung cư, rủi ro thường không nằm ở chỗ có thuế hay không, mà nằm ở việc hợp đồng viết mơ hồ, dòng tiền trả tiền không khớp kỳ thuê và hai bên không xác định rõ ai là người đứng ra làm việc với cơ quan thuế. Đội ngũ biên tập Stay My Home nhận thấy đây là điểm dễ bị xem nhẹ nhất trong các giao dịch cho thuê nhà ở đô thị.

Hợp đồng thuê căn hộ cần khóa những điều khoản nào

Hợp đồng thuê căn hộ không chỉ là giấy xác nhận giá và thời hạn ở. Nó là văn bản quyết định cách phân bổ rủi ro pháp lý, cách ghi nhận doanh thu cho thuê và cách giải quyết nếu một bên chậm thanh toán hoặc chấm dứt sớm. Ngay từ đầu, hợp đồng nên ghi rõ căn hộ nào, diện tích nào, tình trạng bàn giao ra sao, có nội thất hay không, và các khoản nào đã nằm trong giá thuê. Nếu tiền thuê chỉ ghi một con số chung mà không tách tiền nhà, phí quản lý, phí gửi xe, phí internet hoặc chi phí bảo dưỡng thiết bị, sau này rất dễ phát sinh tranh cãi khi cần chứng minh doanh thu cho thuê thực tế.

Hồ sơ thuê căn hộ Cơ chế quan trọng ở đây là hợp đồng tạo ra “mốc ghi nhận”. Cơ quan thuế và cả hai bên thường nhìn vào mốc này để xác định doanh thu thuộc kỳ nào, khoản nào là tiền thuê, khoản nào là chi hộ hoặc thu hộ. Nếu hợp đồng ghi thanh toán theo tháng nhưng thực tế bên thuê chuyển một lần cho sáu tháng, doanh thu không còn được nhìn như một dòng tiền rời rạc nữa mà được gom theo kỳ thanh toán. Nếu hợp đồng ghi tiền cọc nhưng không nói rõ đó là đặt cọc bảo đảm hay trả trước tiền thuê, khoản tiền này có thể bị hiểu khác nhau khi phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc tranh chấp hoàn trả. Chính vì vậy, hợp đồng càng rõ thì càng ít bị diễn giải lại.

Một hợp đồng tốt cũng cần nói rõ quyền và nghĩa vụ liên quan đến sửa chữa, thay đổi hiện trạng, cho người khác ở cùng, chuyển nhượng lại quyền thuê và điều kiện chấm dứt trước hạn. Với căn hộ chung cư, điểm này đặc biệt quan trọng vì người thuê còn phải tuân thủ nội quy tòa nhà, quy định phòng cháy chữa cháy và quy định tiếp khách, gửi xe, nuôi thú cưng hoặc sử dụng tiện ích chung. Nếu hợp đồng không chạm tới các điểm này, khi có vi phạm thì bên cho thuê phải đi theo nội quy tòa nhà và các chứng cứ bổ sung, thay vì dựa hoàn toàn vào hợp đồng ban đầu. Quan điểm của Stay My Home là hợp đồng thuê căn hộ nên được viết như một bản chốt trạng thái sử dụng tài sản, không phải bản mô tả cảm tính.

Thuế phát sinh từ cho thuê căn hộ gồm những gì

Khi cho thuê căn hộ chung cư, hai sắc thuế thường được nhắc nhiều nhất là thuế giá trị gia tăng, viết tắt là GTGT, và thuế thu nhập cá nhân, viết tắt là TNCN. Với cá nhân cho thuê tài sản, quy tắc nền tảng là doanh thu cho thuê phải được nhìn theo năm dương lịch hoặc theo kỳ thanh toán thực tế tùy cách khai. Cục Thuế đã nêu trong tài liệu hướng dẫn về Thông tư 40/2021/TT-BTC rằng cá nhân cho thuê tài sản có thể khai theo từng lần phát sinh kỳ thanh toán hoặc khai theo năm dương lịch, và nếu bên thuê trả trước cho nhiều năm thì nghĩa vụ thuế được xác định trên toàn bộ doanh thu trả trước theo từng năm tương ứng. Tham chiếu công khai có thể xem tại Cục Thuế - Bộ Tài chính.

Bảng tính thuế cho thuê Cơ chế tính thuế của hoạt động cho thuê căn hộ xuất phát từ bản chất doanh thu. Thuế không bám vào cảm giác “ở ít hay ở nhiều”, mà bám vào số tiền thực nhận từ quyền khai thác tài sản. Nếu một căn hộ được cho thuê dài hạn như nhà ở thông thường, nó được xếp vào nhóm cho thuê tài sản. Nếu mô hình vận hành giống lưu trú ngắn hạn, có dịch vụ đi kèm, thay đổi liên tục theo khách, phần nhận diện thuế có thể khác vì không còn đơn thuần là cho thuê tài sản nữa. Đây là điểm cần phân biệt kỹ ngay từ đầu, vì cùng là căn hộ nhưng cách khai thác khác nhau sẽ kéo theo cách nhìn thuế khác nhau.

Một lưu ý nữa là ngưỡng doanh thu miễn thuế từng thay đổi theo từng giai đoạn pháp luật. Người ký hợp đồng mới không nên lấy mốc của năm cũ áp sang vô điều kiện. Cách an toàn là đối chiếu văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm phát sinh doanh thu, rồi xác định hợp đồng đang thuộc nhóm phải khai hay chưa phải nộp. Với căn hộ cho thuê dài hạn, chính sự dài hạn này lại làm nhiều người chủ quan. Họ nghĩ khoản tiền vào đều hàng tháng nên cứ để cuối năm mới tính. Thực ra, nếu hợp đồng quy định thu tiền theo quý, theo nửa năm hoặc trả trước cả năm, cơ chế xác định doanh thu sẽ thay đổi tương ứng, và đó là lý do hợp đồng phải ghi thật chặt.

Trong các bài phân tích của Stay My Home, điểm quan trọng nhất không phải là nhớ tên từng sắc thuế, mà là hiểu thuế được tính từ doanh thu nào, tại thời điểm nào và dựa trên văn bản nào. Khi ba câu hỏi đó trả lời được ngay trong hợp đồng và lịch thanh toán, việc kê khai sẽ bớt mơ hồ rất nhiều.

Ai phải kê khai, nộp thuế và khi nào cần khai thay

Nguyên tắc chung là người cho thuê tài sản phải là bên gắn với nghĩa vụ thuế phát sinh từ doanh thu cho thuê. Tuy nhiên, trên thực tế có những hợp đồng để bên thuê nộp thay, hoặc cá nhân ủy quyền cho người khác thực hiện kê khai. Điều này không làm mất nghĩa vụ thuế, mà chỉ thay đổi người đi nộp hồ sơ và người thực hiện thủ tục. Vì vậy, hợp đồng nên ghi rõ bên nào là bên nộp thuế, bên nào khấu trừ từ tiền thuê, bên nào sẽ cung cấp chứng từ để làm việc với cơ quan thuế.

Nộp tờ khai thuế Cơ chế ở đây là cơ quan thuế cần một điểm quy chiếu ổn định để biết doanh thu đang đi qua ai. Nếu tiền thuê chuyển thẳng cho chủ căn hộ, hồ sơ thường gắn với người đứng tên sở hữu hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Nếu tiền thuê đi qua doanh nghiệp, công ty quản lý tòa nhà hoặc bên môi giới có thỏa thuận nộp thay, hồ sơ sẽ cần thêm căn cứ về ủy quyền hoặc điều khoản thanh toán. Đây là lý do nhiều giao dịch có hợp đồng thuê nhìn rất đơn giản nhưng khi nộp thuế lại phát sinh câu hỏi: ai là người chịu trách nhiệm chính, ai là người chi trả, ai giữ chứng từ. Mỗi mắt xích không rõ sẽ khiến tờ khai dễ bị yêu cầu bổ sung.

Điểm cần nhớ là thời điểm tính thuế thường bám theo kỳ thanh toán hoặc thời điểm nhận tiền theo hợp đồng. Nếu hợp đồng cho phép trả trước nhiều tháng, nhiều năm, doanh thu không còn được nhìn từng tháng một cách rời rạc nữa. Người cho thuê cần chuẩn bị sẵn bộ hồ sơ gồm hợp đồng, phụ lục, chứng từ nhận tiền và giấy tờ ủy quyền nếu có. Điều này đặc biệt quan trọng với căn hộ chung cư ở các thành phố lớn, nơi hợp đồng thường có thêm tiền cọc, tiền giữ chỗ, phí dịch vụ và các khoản thu ngoài tiền thuê chính.

Theo kinh nghiệm biên tập của Stay My Home, người cho thuê căn hộ nên tách rất rõ ba lớp: lớp tiền thuê, lớp tiền đặt cọc và lớp khoản thu hộ hoặc chi hộ. Khi ba lớp này lẫn vào nhau, thuế không còn là câu chuyện đơn thuần của một con số, mà trở thành bài toán chứng minh bản chất dòng tiền. Càng tách bạch sớm, hồ sơ càng ít bị hỏi lại.

Những chỗ dễ làm lệch thuế và hồ sơ cần chuẩn bị trước khi ký

Sai sót lớn nhất là viết hợp đồng theo kiểu “thỏa thuận miệng rồi bổ sung sau”. Với căn hộ chung cư, điều này rất nguy hiểm vì thuế và tranh chấp thường xuất hiện từ những khoản nhỏ nhất như phí quản lý, phí gửi xe, tiền điện nước tính theo đồng hồ riêng hay chung, và khoản bồi thường nếu bên thuê trả nhà sớm. Khi hợp đồng không nói rõ các khoản này là ai chịu, ai thu, ai đứng tên thanh toán, người cho thuê có thể kê khai thiếu doanh thu hoặc kê khai nhầm phần không phải doanh thu của mình.

Rủi ro hợp đồng thuê nhà Cơ chế gây lệch thuế thường đến từ việc một giao dịch có nhiều lớp tiền nhưng chỉ một lớp được ghi trên giấy. Ví dụ, hợp đồng ghi 12 triệu đồng mỗi tháng, nhưng bên thuê còn chuyển thêm tiền điện, tiền nước, tiền internet vào cùng một tài khoản rồi chủ nhà gộp hết vào một khoản nhận tiền. Khi đó, nếu không tách bạch, người kê khai rất dễ nhìn nhầm tổng tiền vào là doanh thu thuê. Ngược lại, nếu bên thuê trả trước sáu tháng và hợp đồng không thể hiện rõ đây là tiền thuê trả trước, hồ sơ lại dễ bị hiểu thành một khoản đặt cọc lớn. Cả hai cách hiểu đều có thể dẫn đến sai nghĩa vụ thuế hoặc sai cách lưu hồ sơ.

Một lỗi khác là hợp đồng để trống thời hạn hoặc phụ lục sửa đổi nhưng không cập nhật lại mốc tính tiền. Khi gia hạn hợp đồng, đổi người thuê, đổi cách thanh toán hoặc giảm giá do sửa chữa, doanh thu chịu thuế có thể thay đổi. Nếu không chỉnh phụ lục, dữ liệu trong hợp đồng cũ sẽ không còn khớp với dòng tiền thật. Đây là điểm rất hay gặp khi cho thuê căn hộ dài hạn cho người đi làm, gia đình trẻ hoặc người nước ngoài ở Việt Nam, vì họ thường đàm phán lại thời hạn sau vài tháng sử dụng. Bởi vậy, bộ hồ sơ trước khi ký nên có sẵn giấy tờ chứng minh quyền sở hữu căn hộ, hợp đồng thuê, phụ lục nếu có, lịch thanh toán và mẫu ủy quyền nếu người khác đi kê khai thay. Khi hồ sơ đã được sắp đúng từ đầu, phần thuế sẽ dễ đi theo đúng bản chất giao dịch hơn.

Câu hỏi thường gặp

Ký hợp đồng thuê căn hộ thì bên nào thường phải nộp thuế?

Thông thường là bên cho thuê, vì doanh thu phát sinh từ quyền khai thác căn hộ thuộc về chủ sở hữu hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Tuy vậy, hợp đồng có thể thỏa thuận bên thuê nộp thay hoặc khấu trừ trước khi trả tiền, miễn là nội dung đó được ghi rõ và phù hợp quy định áp dụng tại thời điểm ký.

Thu tiền thuê một lần cho nhiều tháng có làm thuế khác đi không?

Có thể khác ở cách xác định kỳ tính thuế và cách ghi nhận doanh thu. Khi trả trước cho nhiều kỳ, hợp đồng cần nói rõ đây là tiền thuê trả trước chứ không phải cọc hay khoản khác. Càng trả trước dài, người cho thuê càng phải kiểm tra kỹ cách khai để không bị lệch kỳ doanh thu.

Phí quản lý, phí gửi xe, tiền điện nước có tính vào doanh thu chịu thuế không?

Điều này phụ thuộc cách hợp đồng ghi nhận và ai là người đứng ra thu hoặc chi. Nếu đó là khoản thu hộ, chi hộ thì nên tách riêng và có chứng từ riêng. Nếu gộp chung vào giá thuê mà không có thuyết minh, rất dễ bị hiểu là doanh thu cho thuê thực nhận.

Cho thuê căn hộ dài hạn có giống dịch vụ lưu trú không?

Không hoàn toàn giống. Cho thuê dài hạn để ở thường được xem là cho thuê tài sản, còn dịch vụ lưu trú ngắn hạn có thể kéo theo cách nhìn khác về thuế và quản lý. Vì vậy, nếu mô hình khai thác có kèm dọn phòng, thay khách liên tục hoặc dịch vụ như khách sạn mini, cần xem lại cách phân loại ngay từ đầu.

Khi nào nên chỉnh lại hợp đồng để tránh sai thuế?

Khi đổi giá thuê, đổi kỳ thanh toán, gia hạn, đổi người thuê, nhận tiền trả trước nhiều kỳ hoặc thêm khoản phí mới. Mỗi lần thay đổi bản chất dòng tiền đều nên có phụ lục hoặc hợp đồng mới để dữ liệu pháp lý và dữ liệu thuế không bị lệch nhau.

Hiểu đúng thuế khi ký hợp đồng thuê căn hộ chung cư là cách bảo vệ cả dòng tiền lẫn quyền sở hữu. Hợp đồng càng rõ, hồ sơ càng sạch thì nghĩa vụ thuế càng dễ kiểm soát, và giao dịch cho thuê càng ít phát sinh tranh cãi về sau.